روز دوشنبه 19 آذرماه سالن‌های نمایشگاه از شرکت سهامی نمایشگاه‌های بین المللی تهران جهت عملیات عمرانی و ساخت غرف تحویل گرفته خواهد شد، لذا شرکت هایی که غرفه آنها از نوع خودساز (زمین خام) میباشند میبایست پس از اخد مجوز توسط پیمانکار خود نسبت به آغاز فرایند ساخت اقدام نمایند، نحوه دریافت مجوز در زمان انتشار جانمایی اطلاع‌رسانی شده است. توجه نمایید زمان آغاز فرآیند ساخت غرفه در روز 19 آذر بدلیل خط کشی سالن ها از ساعت 12است، اما از روز 20 الی 22 آذر می‌توانید از ساعت 8:30 نسبت حضور در سالن اقدام نمایید.
شرکت هایی که غرفه آنها از نوع پیش ساخته (پارتیشن و تجهیزات) است میبایست از روز 22 آذر نسبت به تحویل گرفتن غرفه و چیدمان غرفه اقدام کنند، در صورت انتقال تجهیزات در روزهای قبل از 22 آذر به دلیل انجام عملیات ساخت ساز ممکن است برای وسایل کوچک مشکلاتی ایجاد شود لذا انتقال تجهیزات کوچک تا این روز به داخل سالن ها توصیه نمی‌شود. همچنین از خالی گذاشتن غرفه و مراجعه در روز اول نمایشگاه بهمراه تجهیزات پرهیز نمایید. به دلیل افتتاحیه و آغاز فرآیند بازدید، از ورود تجهیزات به داخل نمایشگاه جلوگیری خواهد شد.
راه های دسترسی به نمایشگاه از سه درب شمال (اتوبان چمران و خیابان رشید الدین فضل اله جهت دسترسی به پارکینگ شمالی) درب جنوبی و جنوب غربی (خیابان سئول ، خیابان نمایشگاه از طریق پارکینگ جنوبی و جنوب غربی) امکان پذیر است.
شرکت‌هایی که تجهیزات سنگین داشته و برای جابجایی آن نیازمند لیفتراک ، جک، جرثقیل و یا چهارچرخه می‌باشد میبایست حتما تا روز 21 آذر نسبت به انتقال تجهیزات خود به داخل سالن ها اقدام نمایند، به دلیل تکمیل موکت در روز 22 آذر این امکان وجود نخواهد داشت. پیمانکاران مربوطه در محل نمایشگاه برای تخلیه و بارگیری این گونه تجهیزات حضور دارند.
تنها ورود وانت های سبک و سنگین از درب جنوب غربی به جلوی درب سالن‌ها امکان پذیر بوده و خودروهای سواری شخصی امکان ورود به نمایشگاه را نداشته و بایستی به پارکینگ ها مراجعه نمایند و وسایل را با دست از پارکینگ به سالن های نمایشگاه منتقل کنند.
ستاد برگزاری از روز 22 آذر در نمایشگاه در بالکن طبقه اول سالن 44 مستقر خواهد بود و از ساعت 12 امکان ارائه کارت های غرفه داری به مشارکت کنندگانی که جهت تحویل غرفه به نمایشگاه مراجعه می‌نمایند میسر خواهد بود.
کارت‌های غرفه داری برای افرادی که بر اساس تعداد و نفرات اعلام شده در سامانه ثبت نام ثبت شده است قابل ارائه بوده، لذا در زمان توزیع کارت‌ها صدور کارت غرفه داری برای افراد جدید امکانپذیر نخواهد بود.
مواردی همچون کسری تجهیزات غرفه پیش ساخته، روشنایی ، سردی و گرمی سالن، سوختن لامپ ها و موارد مرتبط با سالن و غرفه با "مسئول هماهنگی سالن‌ها" که در اتاق خود در هر سالن مستقر هستند؛ خواهد بود و جهت پیگیری این موارد بایستی به این افراد مراجعه نمایید و به دبیرخانه مراجعه ننمایید. اطلاعات مسئولین هماهنگی سالن‌ها در انتهای متن ذکر شده است.
شرکت‌هایی که دارای وضعیت نقص به دلایلی مختلف هستند و هنوز تایید نهایی نشده اند نسبت به رفع این موارد تا قبل از شروع نمایشگاه از طریق کارتابل اقدام نمایند، زیرا در ایام نمایشگاه و درگیری همه بخش‌های اجرایی ممکن است این موارد با تاخیر همراه باشد.
جهت دریافت تجهیزات اضافه مورد نیاز هم می‌توانید در خود نمایشگاه با هماهنگی با بازاریاب‌های اجاره دهندگان این تجهیزات اقدام نمایید و نیازی به مراجعه به ستاد برگزاری نیست و دریافت هرگونه خدمات، تجهیزات و مواد غذایی اختیاری بوده و توصیه می‌شود به پیشنهادها و آفرهای رایگانی که از سوی برخی ویزیتور ها اعلام می‌شود توجه ننمایید.
در بالکن طبقه اول سالن خلیج فارس علاوه بر ستاد برگزاری، واحد ارزیابی و نظارت فنی محصولات و ثبت نام خریدارن نیز مستقر هستند. همچنین صندوق توسعه فناوری نانو بعنوان کارگزار مالی نمایشگاه در طبقه دوم سالن خلیج فارس غرفه شماره 46 مستقر است. جهت هرگونه ارتباط با واحدهای مختلف نمایشگاه در ایام برگزاری می‌توانید به این محل ها مراجعه نمایید.
جهت میزبانی از هیئت های تجاری خارجی نیز برنامه ریزی هایی با مرکز تعاملات بین المللی علم و فناوری صورت گرفته گرفته است و پاویون آی هیت در سالن میلاد طبقه دوم نیز پذیرای مهمانان و هیئت های تجاری از کشورهای مختلف میباشند، لذا برای استفاده از این امکان برای جلسات به وب سایت TradeConnectionHub.com مراجعه نمایید، در اطلاعیه های قبلی در شبکه های اجتماعی نحوی ثبت نام توضیح داده شده است.
به دلیل ماهیت نمایشگاه در روز قبل از افتتاحیه و ورود و خروج افراد و وسایل و سخت شدن کنترل ورود و خروج در نمایشگاه، مشارکت کنندگان میبایست به تجهیزات و دستگاه های غرفه خود بی توجه نبود و ترجیحا تا بسته شدن سالن‌ها برای افتتاحیه و یا خلوت شدن سالن‌ها در غرفه حضور داشته باشند، علاوه بر مسئول هماهنگی سالن‌ها حراست نمایشگاه نیز در سالن‌ها حضور خواهند داشت ولی به دلیل وسعت و تعدد افراد، کنترل بسیار سخت بوده و مسئولیت تجهیزات داخل غرف تا بسته شدن درب ها با مشارکت کنندگان است.
ساعات بازدید در ایام نمایشگاه از ساعت 8 الی 15 می‌باشد و درب اصلی محیطی نمایشگاه در ساعت 15 بسته خواهد شد و درب سالن‌ها و خروج بازدیدکنندگان و غرفه داران ساعت 16 خواهد بود.
جهت انجام امور مربوط به صدور پیش فاکتور مشارکت کنندگان میبایست نسبت به تامین تجهیزات اقدام نمایند، این تجهیزات شامل لپ تاپ و مودم همراه اینترنت می‌باشد، متاسفانه زیرساخت اینترنت نمایشگاه قادر به پاسخگویی به خدمات اینترنتی نیست، لذا نسبت به تامین اینترنت با تجهیزات سیار اقدام نمایید و مهر شرکت را نیز به همراه داشته باشید.
اسامی مسئول هماهنگی سالن های دوازدهمین نمایشگاه تجهیزات، مواد آزمایشگاهی و تست و آزمون پیشرفته ایران ساخت به شرح ذیل می‌باشد:
سالن 31A (میلاد طبقه اول): جناب آقای حجت اله اسدی شماره همراه 09121349931
سالن 31B (میلاد طبقه دوم): جناب آقای حسین علی رضائی شماره همراه 09120174269
سالن40: جناب آقای اسماعیل فرخ شماره همراه 09124898206
سالن 44A (خلیج فارس طبقه اول): جناب آقای محمد رضا گودرزی شماره همراه 09395160587
سالن 44B (خلیج فارس طبقه دوم): جناب آقای محمدرضا شهبازخان شماره همراه 09121949688
بانوان محترم غرفه دار در نمایشگاه ملزم به رعایت قوانین پوشش جاری کشور براساس تعهدنامه‌های ارسالی از طرف مشارکت کنندگان و پذیرش موارد ذکر شده در آن هستند. لذا خواهشمندست با رعایت موارد اعلام شده ما را در برگزاری هر چه بهتر این نمایشگاه یاری نمایید.
