بر اساس دستورالعمل صادر شده، تمامی غرفه داران در نمایشگاه لازم است فاکتور یا پیش‌فاکتور مورد نیاز خریداران را در قالب مشخص شده صادر نموده، به خریداران تحویل دهند. خریداران نیز لازم است با مراجعه به غرفه کارگزار مالی معاونت علمی و فناوری در نمایشگاه، نسبت به ثبت آن و دریافت رسید اقدام نمایند
با توجه به محدود بودن سقف حمایت کلی معاونت علمی و فناوری در نمایشگاه، اولویت با خریدارانی است که زودتر نسبت به دریافت رسید و امضای قرارداد اقدام نموده، مبلغ پیش‌پراخت را واریز نمایند.
شایان ذکر است که به منظور تنظیم قرارداد، معرفی‌نامه رسمی از ریاست سازمان خریدار یا معاونت پژوهشی آن برای شخص امضا کننده قرارداد، الزامی است.
